Ismawati, Herwinda (2013) Pengelolaan arsip di Sub Bagian Administrasi dan Umum Kantor Inspektorat Kabupaten Malang / Herwinda Ismawati. Diploma thesis, Universitas Negeri Malang.
Full text not available from this repository.Abstract
Kata Kunci pengelolaan arsip Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Data dan informasi tersebut dapat diperoleh melalui arsip arsip merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Pengelolaan arsip adalah pengaturan kegiatan yang harus dilakukan terhadap arsip-arsip yang diterima dimana arsip tersebut memiliki nilai guna yang berbeda-beda sehingga ada arsip yang memiliki waktu penyimpanan yang lama bahkan permanent. Tetapi ada juga arsip yang harus segera dimusnahkan. Dengan demikian pengelolaan arsip harus disertai kewenangan dan tanggung jawab yang jelas serta pelaksanaannya harus dilakukan secara tertib dan teratur. Penelitian yang berjudul Pengelolaan Arsip di Sub Bagian Administrasi dan Umum Kantor Inspektorat Kabupaten Malang Tahun 2012 bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip yang telah dilaksanakan dan diterapkan di Kantor Inspektorat Kabupaten Malang. Adapun sistem kearsipan yang diteliti meliputi (1) pengelolaan surat masuk dan surat keluar (2) sistem penyimpanan arsip (3) azas penyimpanan arsip (4) prosedur penyimpanan arsip (5) peminjaman arsip (6) prosedur pemeliharaan arsip (7) penyusutan dan pemusnahan arsip (8) sarana dan prasarana kearsipan (9) prosedur penemuan kembali arsip serta (10) latar belakang pegawai kearsipan. Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Inspektorat Kabupaten Malang yang beralamat di Jl. Raya Mondoroko No. 17B Singosari Malang mulai bulan November sampai Desember 2011. Jenis penelitian adalah penelitian deskriptif yaitu dengan menggambarkan bagaimana pengelolaan arsip yang diterapkan. Teknik pengumpulan data melalui wawancara observasi dokumentasi tes kecepatan dan pemberian kuisioner kepada responden. Teknik analisis data yaitu teknik deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan 75% responden menyatakan bahwa pelaksanaan sistem kearsipan di Kantor Inspektorat Kabupaten Malang berjalan dengan sangat baik (1) Jenis arsip yang disimpan di Kantor Inspektorat Kabupaten Malang terdiri dari surat masuk dan surat keluar. Sebagian besar merupakan surat dinas yang pengelompokannya berdasarkan subyek/perihal surat (2) Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Inspektorat Kabupaten Malang menerapkan sistem buku agenda (3) Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan di Kantor Inspektorat Kabupaten Malang adalah kombinasi antara beberapa sistem penyimpanan arsip yaitu kombinasi antara sistem nomor sistem wilayah sistem subyek dan sistem tanggal (4) Azas penyimpanan yang diterapkan adalah azas kombinasi yaitu gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi (5) Prosedur/langkah-langkah penyimpanan arsip di Kantor Inspektorat Kabupaten Malang yaitu menerima dan membaca arsip yang akan disimpan kemudian mencatatnya ke dalam buku agenda setelah itu menyimpan arsip sesuai klasifikasi (6) Peralatan dan perlengkapan kearsipan yang digunakan di Kantor Inspektorat Kabupaten Malang antara lain map ordner sebanyak 30 lemari arsip yang terbuat dari kayu sebanyak 5 buah khusus untuk menyimpan arsip yang masih aktif komputer sebanyak 12 unit laptop sebanyak 6 unit dan filling cabinet sebanyak 4 buah. Semua perlengkapan dan peralatan yang ada telah digunakan secara maksimal oleh petugas kearsipan untuk menyelenggarakan kegiatan kearsipan sebaik mungkin (7) Perawatan dan pemeliharaan arsip di Kantor Inspektorat Kabupaten Malang dilakukan dengan cara yang terbilang sederhana yaitu selalu memperhatikan tata letak penyimpanan arsip serta membersihkannya apabila banyak debu yang menempel arsip-arsip ditata dengan rapi sehingga memudahkan untuk membersihkannya serta memberi kapur barus di dalam lemari penyimpanan arsip untuk menghindari gangguan serangga atau tikus. Sirkulasi udara dan cahaya di ruang penyimpanan juga diperhatikan agar ruangan tidak pengap dan lembab (8) Peminjaman arsip di Kantor Inspektorat Kabupaten Malang dilakukan dengan menggunakan tanda bukti pinjaman (9) Prosedur penemuan kembali arsip di Kantor Inspektorat Kabupaten Malang adalah sebagai berikut (a) mengetahui subyek atau judul dan alamat surat yang ada pada kepala surat (b) mencari nomor agenda surat dan (c) mencari arsip surat di dalam map ordner sesuai dengan subyek surat dan alamat surat. Jangka waktu penemuan kembali arsip pada kriteria sangat cepat hal ini ditunjukkan dari besarnya angka efisiensi waktu penemuan kembali arsip sebesar 52 5 detik untuk menemukan sepuluh arsip (10) Penyusutan dan pemusnahan arsip di Kantor Inspektorat Kabupaten Malang telah dilakukan setiap tahun secara rutin dengan mengacu kepada Jadwal Retensi Arsip yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kabupaten Malang. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilaksanakan disarankan bagi Kantor Inspektorat Kabupaten Malang untuk (1) mengelompokkan jenis-jenis arsip lebih detail dan spesifik (2) lebih memaksimalkan penggunaan fasilitas media elektronik seperti komputer dan laptop untuk menyimpan file/arsip kantor karena lebih hemat tenaga biaya dan tempat. Serta (3) penambahan petugas kearsipan untuk meringankan beban tugas kearsipan yang dijalankan selama ini.
| Item Type: | Thesis (Diploma) |
|---|---|
| Subjects: | ?? ?? |
| Divisions: | Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) > Departemen Manajemen (MNJ) > S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran |
| Depositing User: | library UM |
| Date Deposited: | 04 Mar 2013 04:29 |
| Last Modified: | 09 Sep 2013 03:00 |
| URI: | http://repository.um.ac.id/id/eprint/28830 |
Actions (login required)
 |
View Item |