Rahmawati, Corry (2011) Studi deskriptif tentang efektivitas pengelolaan kearsipan pada Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar / Corry Rahmawati. Diploma thesis, Universitas Negeri Malang.
Full text not available from this repository.Abstract
Kata kunci efektivitas pengelolaan arsip Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah/Swasta/Perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan. Pengelolaan arsip adalah kegiatan yang dilakukan dalam rangka penataan arsip yang meliputi pemberkasan penyimpanan penemuan kembali peminjaman/penggunaan layanan dan pengamanan. Sedangkan kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan penerimaan pengumpulan pengaturan pengendalian pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Apabila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi maka harus dimusnahkan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dan kendala-kendala yang dihadapi pada Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar. Adapun permasalahan-permasalahan yang akan diteliti yaitu (1) Sistem penyimpanan arsip (2) Azas penyimpanan arsip (3) Jenis-jenis arsip (4) Pemusnahan arsip (5) Prosedur penyusutan arsip (6) Peralatan dan perlengkapan arsip (7) Prosedur penemuan kembali arsip (8) Tingkat kecermatan penemuan kembali arsip (9) Pemeliharaan dan perawatan arsip (10) Kendala-kendala yang dihadapi. Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar yang beralamat di Jl. Mastrip 83. Telp. (0342) 805858 Blitar mulai bulan Mei sampai Juli 2011. Responden dalam penelitian ini adalah Kepala Seksi Kearsipan Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar. Jenis penelitian ini adalah kualitatif deskriptif. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi partisipasi wawancara mendalam dan analisis dokumen. Analisis data yang penulis gunakan adalah reduksi data display data dan verifikasi data. Hasil penelitian ini adalah (1) Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar yaitu berdasarkan sistem subyek/pokok masalah dan berdasarkan kesamaan jenis berkas (2) Azas yang digunakan di Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar adalah azas desentralisasi dimana setiap pencipta arsip dalam hal ini masing-masing seksi dan sub bagian di Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar melaksanakan penyimpanan dan penataan berkas masing-masing (3) Jenis-jenis arsip yang disimpan di Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar meliputi arsip tekstual (arsip kertas) dan arsip inaktif (4) Pemusnahan arsip di Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar dapat dilakukan dengan mesin penghancur kertas. Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang berdasarkan jadwal retensi yang telah habis masa retensinya (5) Penyusutan arsip di Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan memperhatikan tujuan kerasipan nilai guna arsip dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Sedangkan arsip yang dapat disusutkan adalah arsip-arsip yang telah melewati jangka simpannya sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) (6) Peralatan dan perlengkapan arsip yang digunakan di Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar meliputi sarana penyimpanan arsip aktif sarana penyimpanan arsip inaktif sarana penyimpanan arsip vital sarana pelengkap dan sarana pengolahan data dan penemuan kembali (finding aid) (7) Prosedur penemuan kembali arsip yang dilakukan di Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar yaitu dengan cara melihat Daftar Arsip atau Daftar Pertelaan Arsip (DPA). Selain itu dapat juga menggunakan kata tangkap kemudian mencari sesuai dengan kode simpan serta dapat juga memanfaatkan fasilitas find and replace (8) Tingkat kecermatan penemuan kembali arsip di Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar tergolong Sangat Cermat karena hasil penghitungannya menunjukkan kurang dari 3 % (9) Pemeliharaan dan perawatan arsip di Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar dilaksanakan dengan cara pembersihan debu dengan menggunakan vacuum cleaner pemberian kapur barus dan melaksanakan kontrol lingkungan (pengaturan kestabilan suhu dan intensitas cahaya yang masuk ke ruang arsip) (10) Kendala yang dihadapi dalam mengelola arsip di Kantor Pengelola Arsip dan Barang Daerah Kota Blitar antara lain adalah adanya sumber daya manusia serta sarana dan prasarana yang sangat terbatas. Saran penelitian ini adalah (1) Untuk memperlancar sistem pengelolaan arsip maka perlu adanya penambahan jumlah pegawai kearsipan dan perlu adanya pembelajaran tentang kearsipan kepada pegawai kearsipan (2) Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan agar pengelolaan arsip dapat berjalan lebih baik lagi (3) Dalam pengelolaan arsip khususnya dalam prosedur penemuan kembali arsip perlu diberlakukan angka kecermatan arsip dan tes kecepatan penemuan kembali arsip untuk mengetahui seberapa baik tingkat kecermatan arsip.
| Item Type: | Thesis (Diploma) |
|---|---|
| Subjects: | ?? ?? |
| Divisions: | Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) > Departemen Manajemen (MNJ) > S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran |
| Depositing User: | library UM |
| Date Deposited: | 23 Sep 2011 04:29 |
| Last Modified: | 09 Sep 2011 03:00 |
| URI: | http://repository.um.ac.id/id/eprint/28747 |
Actions (login required)
 |
View Item |