Efektivitas pengelolaan dan penyimpanan kearsipan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi / Georgiana Savitri Apriliza

Apriliza, Georgiana Savitri (2015) Efektivitas pengelolaan dan penyimpanan kearsipan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi / Georgiana Savitri Apriliza. Diploma thesis, Universitas Negeri Malang.

Full text not available from this repository.

Abstract

Apriliza, Georgiana Savitri. 2014. Efektivitas Pengelolaan Dan Penyimpanan Kearsipan Pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi. Skripsi, Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Manajemen, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Malang, Pembimbing: (I) Drs. I Nyoman Suputra, M.Si., (II) Drs. H. Mohammad Arief M.Si. Kata kunci : Efektivitas Pengelolaan dan Penyimpanan Arsip Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Kearsipan memegang peranan bagi kelancaran jalannya suatu kantor, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi suatu kantor. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan, agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif, maka dari itu perlu adanya pengelolaan dan penyimpanan arsip dengan baik serta dengan menyesuaikan kondisi kantor tersebut. Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan (1) untuk mendeskripsikan bagaimana sistem penyimpanan dan pengelolaan arsip yang digunakan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi. (2) untuk mendeskripsikan penerapan sistem kearsipan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi. (3) untuk mengetahui bagaimana efektivitas pengelolaan dan penyimpanan kearsipan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi. Penelitian dilakukan untuk mengetahui pengelolaan dan penyimpanan kearsipan di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi. Penelitian ini menggunakan rancangan penelitian deskriptif kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah observasi partisipatif, wawancara berstruktur, dokumentasi serta tes kecepatan penemuan kembali arsip dan perhitungan angka kecermatan. Untuk menjaga keabsahan data, dilakukan kegiatan triangulasi sumber. Kegiatan analisis data dimulai dari tahap reduksi data, penyajian data, penarikan kesimpulan dan verifikasi data. Berdasarkan hasil penelitian maka diperoleh kesimpulan bahwa: (1) Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi dikelompokkan berdasarkan masalah, (2) Azas penyimpanan arsip yang digunakan yaitu azas desentralisasi, dimana setiap pencipta arsip, dalam hal ini masing-masing seksi dan sub bagian di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi melaksanakan penyimpanan dan penataan berkas masing-masing, (3) Peralatan dan perlengkapan dalam penyimpanan arsip diantaranya Ordner, folder, snelhecter map, filling cabinet, box arsip, rak arsip, almari arsip, brangkas, mesin penghancur kertas (papper shredder), peralatan kebersihan, buku agenda, perangkat komputer dan buku daftar pertelaan arsip, (4) Kendala yang dihadapi di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi adalah kurangnya tenaga Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, (5) Pemeliharaan dan perawatan arsip dilakukan dengan cara membersihkan debu yang menempel pada arsip dengan alat yang tidak merusak kondisi fisik arsip yaitu dengan menggunakan vacum cleaner, sedangkan untuk arsip yang kondisinya baik dapat dilakukan dengan pemberian kapur barus serta pemberian pengharum ruangan, (6) Penyusutan dan pemusnahan arsip dilakukan dengan cara dinilai terlebih dahulu apakah arsip itu masih punya nilai guna dipakai atau sudah tidak punya nilai guna lagi dan Jadwal Retensi Arsip (JRA), cara pemusnahan dicacah dengan mesin penghancur kertas atau bisa juga dengan cara dibakar, (7) Penemuan kembali arsip aktif menggunakan Buku Agenda sedangkan arsip in aktif menggunakan mesin komputer atau database, serta menggunakan buku daftar pertelaan arsip. (8) Tes kecepatan dan kecermatan penemuan kembali arsip di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi berada pada kategori sangat cepat yaitu mencapai delapan puluh persen dan angka kecermatan penemuan kembali arsip sebesar nol persen hal tersebut menunjukkan dalam menemukan kembali arsip sangat cermat. Saran a) Penambahan sumber daya manusia atau tenaga kerja di Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Banyuwangi, agar lebih cepat dan terselesaikan dalam menangani penumpukan arsip yang berserakan, b) Ruangan kearsipan in aktif terlalu sempit, seharusnya lebih lebar lagi ruangan arsip tersebut agar lebih leluasa dalam penataan arsip dan terlihat lebih rapi, penataan di ruang arsip aktif masih kurang baik penataannya, c) Dalam pencatatan buku agenda arsip seharusnya setiap surat keluar dan surat masuk harus dicantumkan / diberi nomer surat.

Item Type: Thesis (Diploma)
Subjects: ?? ??
Divisions: Fakultas Ekonomi (FE) > Jurusan Manajemen (MNJ) > S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran
Depositing User: Users 2 not found.
Date Deposited: 28 Jan 2015 04:29
Last Modified: 09 Sep 2015 03:00
URI: http://repository.um.ac.id/id/eprint/28933

Actions (login required)

View Item View Item