Ibadillah, Annisa Nuril (2010) Sistem dan prosedur pengelolaan arsip pada kantor perpustakaan dan arsip kabupaten Lumajang / Annisa Nuril Ibadillah. Diploma thesis, Universitas Negeri Malang.
Full text not available from this repository.Abstract
ABSTRAK Ibadillah Annisa Nuril. 2009. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang . Skripsi Program Studi Administrasi Perkantoran Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang. Pembimbing (I) Prof. Dr. Supriyanto M.M. (II) Drs. Sarbini. Kata kunci sistem dan prosedur pengelolaan arsip. Arsip mempunyai peran penting dalam kegiatan organisasi. Sedangkan pengelolaan dan penataan arsip kita kenal dengan kearsipan. Kearsipan merupakan bagian yang sangat penting dari pekerjaan kantor. Informasi tertulis yang tepat mengenai keputusan-keputusan pikiran-pikiran kontrak-kontrak saham dan transaksi harus tersedia apabila diperlukan. Terkait dengan hal itu penyajian informasi yang baik dapat memudahkan pimpinan dalam membuat keputusan dan merencanakan kebijaksanaan. Maka daripada itu sumber daya manusia mempunyai peran penting dalam pengelolaan kearsipan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui (1) Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang (2) Prosedur penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang (3) Azas penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang (4) Prosedur penyusutan arsip yang digunakan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang (5) Peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang (6) Tingkat kecepatan penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang (7) Tingkat kecermatan penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang (8) Tingkat efisiensi penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. Jenis penelitian ini adalah deskriptif. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode observasi metode wawancara dan metode tes kecepatan. Analisis data yang digunakan adalah jangka waktu penemuan kembali arsip angka kecermatan dan angka efisiensi. Hasil penelitian ini adalah (1) Sistem Penyimpanan Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang adalah menggunakan sistem subjek berkode dimana arsip diurutkan sesuai dengan kode nomor yang ada pada arsip tersebut kemudian dimasukkan pada kotak arsip dimana selanjutnya diletakkan pada rak arsip (2) Prosedur Pengelolaan Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang adalah semua arsip yang telah dikumpulkan kemudian dilakukan pemilahan untuk memisahkan arsip asli duplikat dan non arsip setelah itu dilakukan pendataan arsip yang dibuat dalam Daftar Pertelaan Arsip selanjutnya dilakukan pembungkusan arsip yang kemudian dimasukkan ke dalam kotak arsip dan terakhir dilakukanlah penyimpanan yaitu dengan meletakkan kotak arsip tersebut pada rak arsip yang terdapat pada ruang penyimpanan arsip. (3) Azas Penyimpanan Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang adalah menggunakan azas gabungan desentralisasi dan sentralisasi. Azas sentralisasi digunakan untuk arsip inaktif sedangkan azas desentralisasi digunakan untuk arsip surat aktif yang berada di unit atau bagian masing-masing. (4) Prosedur Penyusutan Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang adalah membuat daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan kemudian menyampaikan daftar tersebut kepada Bupati Lumajang untuk mendapat persetujuan pemusnahan lalu menyampaikan daftar pertelaan arsip yang telah mendapat persetujuan Bupati Lumajang kepada Tim Penilai Arsip Kabupaten selanjutnya setelah mendapat persetujuan dilakukan pemusnahan terhadap arsip tersebut dengan membuat Berita Acara dan Daftar Pertelaan Arsip rangkap 2 (dua) dan pemusnahan arsip di Unit Kearsipan (Kantor Arsip) untuk arsip yang retensinya kurang dari 10 (sepuluh) tahun dan tidak harus dinilai kembali dilaksanakan sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun sekali. (5) Peralatan Penyimpanan Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dibedakan menjadi 2 yaitu peralatan arsip aktif dan peralatan arsip inaktif. Peralatan untuk mengolah arsip aktif terdiri dari bolpoin penghapus stepler perforator snelhekter brief ordner map gantung dan filling cabinet. Sedangkan peralatan yang digunakan untuk mengolah arsip inaktif terdiri dari sarung tangan masker kertas kraf untuk membungkus arsip tali rafia gunting cutter lem kertas label warna kotak arsip dan rak arsip. (6) Tingkat Kecepatan Penemuan Kembali Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dengan menggunakan tes kecepatan penemuan kembali arsip dapat ditempuh dalam waktu waktu 1233 detik atau sama dengan 20 55 menit adalah 41 1 detik dimana dalam kategori sangat cepat karena kurang dari 1 menit (7) Tingkat Kecermatan Penemuan Kembali Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dengan menggunakan tes kecermatan penemuan kembali arsip yaitu sangat cermat 0% karena kurang dari 3% (8) Tingkat Efisiensi Penemuan Kembali Arsip Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dengan menggunakan tes efisiensi penemuan kembali arsip yaitu sangat efisien 41 1 detik karena kurang dari 1 menit dan dari 30 arsip yang diminta dalam tes kecepatan penemuan kembali arsip petugas dapat menemukan semua arsip yang diminta dalam waktu 1233 detik atau sama dengan 20 55 menit. Saran penelitian ini adalah (1) Untuk lebih meningkatkan sistem penyimpanan arsip sebaiknya sistem penyimpanan menggunakan komputerisasi untuk memudahkan dalam pencarian data arsip. (2) Sebaiknya disediakan ruangan arsip yang lebih luas dan kelayakan tempat penyimpanan arsip lebih diperhatikan agar arsip yang tersimpan dapat bertahan lama dengan baik. (3) Untuk peneliti lain yang tertarik dengan penelitian yang serupa dengan penelitian ini akan lebih baik jika bisa magang pada tempat penelitian sehingga hasilnya akan lebih maksimal
| Item Type: | Thesis (Diploma) |
|---|---|
| Subjects: | ?? ?? |
| Divisions: | Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) > Departemen Manajemen (MNJ) > S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran |
| Depositing User: | library UM |
| Date Deposited: | 22 Mar 2010 04:29 |
| Last Modified: | 09 Sep 2010 03:00 |
| URI: | http://repository.um.ac.id/id/eprint/28706 |
Actions (login required)
 |
View Item |