Amalia, Resty Ayu (2010) Penerapan sistem kearsipan dan efisiensi penemuan kembali arsip di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang / Resty Ayu Amalia. Diploma thesis, Universitas Negeri Malang.
Full text not available from this repository.Abstract
ABSTRAK Amalia Resty Ayu. 2009. Penerapan Sistem Kearsipan dan Efisiensi Penemuan Kembali Arsip di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang. Skripsi Jurusan Manajemen Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang. Pembimbing (I) Dr. Suwarni M.Si (II) Drs. I. Nyoman Suputra M.Si Kata Kunci Sistem Kearsipan Efisiensi Penemuan Kembali Arsip Setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan kegiatan kearsipan. Mengingat pentingnya peranan kearsipan maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik dan benar perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik dan membantu kantor tersebut dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Penelitian ini mempunyai rumusan masalah dan tujuan yaitu untuk mengetahui jenis arsip yang disimpan pengelolaan surat masuk dan surat keluar sistem penyimpanan arsip azas penyimpanan arsip prosedur atau langkah-langkah penyimpanan arsip prosedur peminjaman arsip kecepatan dan kecermatan dalam penemuan kembali arsip pemeliharaan dan perawatan arsip prosedur penyusutan atau pemusnahan arsip sarana dan prasarana kearsipan yang terdapat pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang. Penelitian ini dilaksanakan di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang yang beralamat di Jalan Panglima Sudirman No. 19 Kepanjen pada bulan Desember 2009. Teknis analisis data yang digunakan yaitu teknik deskriptif kualitatif dan deskriptif kuantitatif. Subyek penelitian ini adalah pegawai Kearsipan. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu observasi wawancara dokumentasi dan tes ketrampilan atau tes kecepatan dalam penemuan kembali arsip. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Jenis arsip yang disimpan pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang dibagi 2 yaitu penyimpanan arsip aktif (arsip yang masih dipergunakan dalam kegiatan keseharian pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang) dan penyimpanan arsip inaktif (arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi dalam kinerja kantor secara langsung penyimpanan arsip arsip inaktif ini tidak hanya arsip pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang saja melainkan juga arsip instansi lain) pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang menggunakan sistem buku agenda sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang menggunakan sistem subyek berkode agar mempermudah pegawai dalam penyimpanan arsip yang efisien azas penyimpanan arsip yang digunakan yaitu azas kombinasi antara azas sentralisasi dan azas desentralisasi peralatan dan perlengkapan sudah cukup baik dan memadai sehingga dapat memperlancar kegiatan kantor sehari-hari prosedur penyimpanan arsip sudah cukup baik dan telah disesuaikan dengan nomor indeks klasifikasi penyimpanan arsip. kecepatan petugas arsip dalam penemuan kembali arsip adalah sangat cepat dan sesuai dengan arsip yang dicari yaitu 15 surat masuk dan 15 surat keluar dari tahun 2006-2008 kecermatan dalam penemuan kembali arsip sudah berada pada kriteria sangat cepat dan dalam angka efisiensi penemuan kembali arsip yaitu 44 detik berada pada kriteria sangat efisien prosedur peminjaman arsip dapat dibagi menjadi 2 yaitu peminjaman arsip aktif dari dalam instansi dan peminjaman arsip inaktif dari luar instansi. Untuk peminjaman arsip aktif dari dalam instansi tidak menggunakan formulir peminjaman arsip tetapi hanya mencatat dalam buku peminjaman arsip saja Sedangkan peminjaman arsip inaktif dari luar instansi menggunakan formulir peminjaman arsip perawatan dan pemeliharaan yang telah dilaksanakan sudah cukup baik sehingga dapat memperlancar kinerja kantor prosedur penyusutan dan pemusnahan arsip yaitu menyesuaikan untuk arsip yang bersifat biasa penyusutannya dilakukan dalam waktu 1 tahun sekali tetapi untuk arsip yang bersifat penting penyusutannya disesuaikan dengan jadwal retensi arsip. Berdasarkan hasil penelitian ini disarankan pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang supaya dalam prosedur peminjaman arsip formulir peminjaman arsip yang ditetapkan tidak hanya diterapkan pada peminjaman arsip dari luar instansi saja melainkan dari dalam instansi juga dengan demikian arsip dapat diawasi dan dapat memperkecil resiko kehilangan arsip untuk arsip surat dinas keluar sebaiknnya digandakan sebanya 2 kali yaitu surat dinas keluar yang asli untuk dikirimkan pada instansi atau kantor yang dituju 1 arsip surat dinas keluar disimpan pada pembuat konsep surat/pengolah untuk dijadikan arsip dan 1 arsip surat dinas keluar lagi disimpan pada arsip surat keluar pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang. Sistem kearsipan pada Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Malang dilaksanakan secara manual dan juga arsip yang disimpan sangat banyak maka diharapkan dapat menerapkan sistem komputerisasi.
| Item Type: | Thesis (Diploma) |
|---|---|
| Subjects: | ?? ?? |
| Divisions: | Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) > Departemen Manajemen (MNJ) > S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran |
| Depositing User: | Users 2 not found. |
| Date Deposited: | 19 Mar 2010 04:29 |
| Last Modified: | 09 Sep 2010 03:00 |
| URI: | http://repository.um.ac.id/id/eprint/28703 |
Actions (login required)
 |
View Item |