Hernani, Angella Dwi (2009) Pelaksanaan pengelolaan kearsipan dan efisiensi penemuan kembali arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang / Angella Dwi Hernani. Diploma thesis, Universitas Negeri Malang.
Full text not available from this repository.Abstract
ABSTRAK Hernani Angella Dwi. 2008. Pelaksanaan Pengelolaan Kearsipan dan Efisiensi Penemuan Kembali Arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. Skripsi Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang. Pembimbing (I) Drs. Sarbini (II) Imam Bukhori S.Pd. MM. Kata Kunci Pengelolalan Kearsipan Efisiensi Penemuan Kembali Arsip Pada setiap pekerjaan dan kegiatan kantor baik itu swasta maupun pemerintah melaksanakan kegiatan kearsipan yaitu pengelolaan arsip. Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting yaitu sebagai pusat ingatan dan informasi yang dipergunakan untuk kelancaran kinerja kantor. Dalam suatu kantor diperlukan sistem dan pengelolaan kearsipan yang baik serta adanya peranan petugas arsip yang cermat dan cakap supaya pelaksanaan kegiatan perkantoran dapat berjalan dengan baik dan lancar. Penelitian ini mempunyai rumusan masalah dan tujuan yaitu untuk mengetahui arsip yang disimpan pengelolaan surat masuk dan surat keluar sistem penyimpanan arsip azas penyimpanan arsip peralatan dan perlengkapan yang digunakan prosedur penyimpanan arsip kecepatan dalam penemuan kembali arsip kecermatan dalam penemuan kembali arsip prosedur peminjaman arsip perawatan dan pemeliharaan serta prosedur panyusutan dan pemusnahan yang terdapat pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang. Pelaksanaan penelitian ini dilaksanakan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang yang beralamat Jalan Hayam Wuruk No. 1 Lumajang pada bulan Nopember 2008. Teknis analisis data yang digunakan yaitu teknik deskriptif kualitatif dan deskriptif kuantitatif. Subyek penelitian ini adalah pegawai Tata Usaha dan pegawai Kearsipan. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu observasi wawancara dokumentasi dan tes ketrampilan atau tes kecepatan dalam penemuan kembali arsip. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa Jenis arsip yang disimpan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip kabupaten Lumajang dibagi 2 yaitu penyimpanan arsip aktif (arsip yang masih dipergunakan dalam kegiatan keseharian pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang) dan penyimpanan arsip inaktif (arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi dalam kinerja kantor secara langsung penyimpanan arsip arsip inaktif ini tidak hanya arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang saja melainkan juga arsip instansi lain) pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang menggunakan sistem buku agenda sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang menggunakan sistem subyek berkode agar mempermudah pegawai dalam penyimpanan arsip yang efisien azas penyimpanan arsip yang digunakan yaitu azas kombinasi antara azas sentralisasi dan azas desentralisasi peralatan dan perlengkapan sudah cukup baik dan memadai sehingga dapat memperlancar kegiatan kantor sehari-hari prosedur penyimpanan arsip sudah cukup baik dan telah disesuaikan dengan nomor indeks klasifikasi penyimpanan arsip. kecepatan petugas arsip dalam penemuan kembali arsip adalah sangat cepat dan sesuai dengan arsip yang dicari yaitu 15 surat masuk dan 15 surat keluar dari tahun 2006-2008 kecermatan dalam penemuan kembali arsip sudah berada pada kriteria sangat cepat dan dalam angka efisiensi penemuan kembali arsip yaitu 44 detik berada pada kriteria efektif prosedur peminjaman arsip dapat dibagi menjadi 2 yaitu peminjaman arsip aktif dari dalam instansi dan peminjaman arsip inaktif dari luar instansi. Untuk peminjaman arsip aktif dari dalam instansi tidak menggunakan formulir peminjaman arsip tetapi hanya mencatat dalam buku peminjaman arsip saja Sedangkan peminjaman arsip inaktif dari luar instansi menggunakan formulir peminjaman arsip perawatan dan pemeliharaan yang telah dilaksanakan sudah cukup baik sehingga dapat memperlancar kinerja kantor prosedur penyusutan dan pemusnahan arsip yaitu menyesuaikan untuk arsip yang bersifat biasa penyusutannya dilakukan dalam waktu 1 tahun sekali tetapi untuk arsip yang bersifat penting penyusutannya disesuaikan dengan jadwal retensi arsip. Berdasarkan hasil penelitian ini disarankan pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang supaya dalam prosedur peminjaman arsip formulir peminjaman arsip yang ditetapkan tidak hanya diterapkan pada peminjaman arsip dari luar instansi saja melainkan dari dalam instansi juga dengan demikian arsip dapat diawasi dan dapat memperkecil resiko kehilangan arsip untuk arsip surat dinas keluar sebaiknnya digandakan sebanya 2 kali yaitu surat dinas keluar yang asli untuk dikirimkan pada instansi atau kantor yang dituju 1 arsip surat dinas keluar disimpan pada pembuat konsep surat/pengolah untuk dijadikan arsip dan 1 arsip surat dinas keluar lagi disimpan pada arsip surat keluar pada Kantor Perpustakaan dan Arsip kabupaten Lumajang karena penghancuran arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dilakukan dengan cara dirobek oleh oleh petugas arsip maka sebaiknya disediakan peralatan penghancur kertas atau arsip supaya mempermudah kegiatan pemusnahan arsip kemudian dalam penemuan kembali arsip aktif maupun arsip in-aktif pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Lumajang dilaksanakan secara manual dan juga arsip yang disimpan sangat banyak maka diharapkan dapat menerapkan sistem komputerisasi.
| Item Type: | Thesis (Diploma) |
|---|---|
| Subjects: | ?? ?? |
| Divisions: | Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) > Departemen Manajemen (MNJ) > S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran |
| Depositing User: | library UM |
| Date Deposited: | 31 Mar 2009 04:29 |
| Last Modified: | 09 Sep 2009 03:00 |
| URI: | http://repository.um.ac.id/id/eprint/28674 |
Actions (login required)
 |
View Item |