Jatmiko, One Bagus (2009) Studi tentang sistem dan prosedur pengelolaan arsip pada kantor cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kabupaten Kediri / One Bagus Jatmiko. Diploma thesis, Universitas Negeri Malang.
Full text not available from this repository.Abstract
ABSTRAK Bagus J One. 2008. Studi Deskriptif Tentang Sistem dan Prosedur Pengelolaan Arsip Pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kediri. Skripsi Jurusan Manajemen Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang. Pembimbing (I) Drs. Sarbini. (II) Imam Bukhori. S.Pd MM. Kata Kunci Sistem Prosedur Pengelolaan arsip. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat akhir-akhir ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan pelaksanaan pekerjaan baik di sektor pemerintah maupun swasta. Setiap organisasi baik besar maupun kecil baik organisasi pemerintah maupun swasta membutuhkan penyelenggaraan administrasi yang baik. Administrasi yaitu segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.. Mengingat pentingnya peranan kearsipan maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik dan benar perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik dan membantu kantor tersebut dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Penelitian yang berjudul Studi Deskriptif Tentang Sistem Dan Prosedur Pengelolaan Arsip Pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kediri bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem kearsipan dan sejauh mana tingkat pengelolaan kearsipan di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kediri. Adapun pengelolaan arsip yang diteliti meliputi (1) pengelolaan surat masuk dan surat keluar (2) sistem penyimpanan arsip yang diterapkan (3) azas penyimpanan arsip yang diterapkan (4) prosedur penyimpanan arsip (5) peminjaman arsip (6) prosedur pemeliharaan arsip (7) penyusutan atau pemusnahan arsip (8) sarana dan prasarana yang digunakan (9) kondisi SDM pegawai kearsipan. Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kediri yang beralamat di Jalan PLK No. 3 Bogokidul pada bulan november 2008. responden dalam penelitian ini adalah petugas dari Bagian Umum dan Perlengkapan yang menangani masalah arsip. Jenis penelitian ini adalah deskriptif yang meneliti satu variabel yaitu pengelolaan arsip. Teknik pengumpulan data yaitu observasi wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis data menggunakan teknik deskriptif kualitatif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan surat masuk dan keluar adalah surat-surat yang sifatnya resmi maupun pribadi tetapi masih ada hubunganya dengan kegiatan kantor. Sistem penyimpanan yang diterapkan yaitu ada yang menggunakan sistem nomor. Azas penyimpanan yang diterapkan di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kediri adalah azas sentralisasi. Prosedur penyimpanan arsip di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kediri yaitu sementara dan tetap. Prosedur peminjaman arsip yaitu mengisi buku peminjam arsip mencari arsip memberikan jaminan bagi orang yang meminjam yaitu kartu identitas diri atau KTP/SIM. Prosedur pemeliharaan arsip meliputi membersihkan ruangan membersihkan arsip dari debu-debu yang menempel membersihkan dari anai-anai yang ada membersihkan rak arsip arsip-arsip yang tidak dipakai perlu dimusnahkan. Sarana dan prasarana yang digunakan di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kediri adalah antara lain stopmap snelhecter lembar disposisi/nota dinas rak arsip dan lemari arsip. Berdasarkan hasil penelitian disarankan kepada petugas arsip Kantor Cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kediri agar (1) Setiap surat yang masuk atau keluar setelah diagenda dan selesai diproses kemudian digandakan.. Sehingga apabila surat itu hilang maka informasi yang tersimpan masih bisa diselamatkan karena membuat copy dari surat itu. (2) Sistem penyimpanan yang digunakan hendaknya lebih diperhatikan dimaksimalkan dan ada petugas khusus serta arsip yang disimpan di agenda terlebih dahulu. Sistem penyimpanan yang baik bisa membantu kelancaran jalannya informasi dan mempercepat penemuan kembali arsip apabila dibutuhkan. (3) Dalam menerapkan azas sentralisasi sebaiknya petugas membutuhkan konsentrasi yang baik karena semua arsip baik yang masuk dan keluar adalah tanggung jawab petugas tersebut. (4) Prosedur penyimpanan arsip yang digunakan sudah cukup baik. Arsip-arsip yang masih dalam proses atau masih dalam periode satu tahun disimpan di penyimpanan arsip sementara sedangkan penyimpanan tetap dilaksanakan jika arsip telah selesai diproses atau sudah habis periodenya. Arsip yang tidak berguna dibuang dan dimusnahkan. (5) Dalam peminjaman arsip hendaknya dibuatkan kartu peminjam arsip bagi pegawai sehingga memudahkan mengontrol keberadaan arsip yang dipinjam. (6) Pemeliharaan arsip hendaknya dilakukan secara teratur dan berkesinambungan ini juga tergantung pada berapa banyak arsip yang disimpan. (7) Penyusutan atau pemusnahan hendaknya dilakukan secara teratur dan tidak dilakukan sendiri-sendiri. Ditentukan jadwal penyusutan atau pemusnahan arsip sehingga lebih efektif dan efisien. (8) Sarana dan prasarana yang digunakan tentunya disesuaikan dengan besar kecilnya organisasi dan ruang lingkup kegiatan organisasi. Jadi dalam pengadaan peralatan bagi kegiatan kearsipan harus disesuaikan dengan kebutuhan. (9) Hendaknya masalah kearsipan di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kediri ditangani oleh petugas khusus yang ahli dibidang kearsipan tentunya hal ini membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Meningkatkan kesadaran pada orang-orang yang menangani masalah kearsipan tentang pentingnya arsip. Hendaknya diciptakan iklim kerja yang baik saling koordinasi yang baik antara atasan dan bawahan. Sehingga tidak terjadi miss komunikasi antara atasan dan bawahan. Apabila masalah kearsipan bisa ditangani dengan baik tentunya akan sangat membantu bagi pekerjaan dan sudah merupakan harga yang pas sehingga tidak terjadi kesalahan kerusakan atau bahkan kehilangan arsip.
| Item Type: | Thesis (Diploma) |
|---|---|
| Subjects: | ?? ?? |
| Divisions: | Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) > Departemen Manajemen (MNJ) > S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran |
| Depositing User: | library UM |
| Date Deposited: | 24 Mar 2009 04:29 |
| Last Modified: | 09 Sep 2009 03:00 |
| URI: | http://repository.um.ac.id/id/eprint/28671 |
Actions (login required)
 |
View Item |