Kurnia, Rizky (2009) Sistem pengeloaan kearsipan pada perusahaan daerah jasa yasa Kabupaten Malang / Rizky Kurnia. Diploma thesis, Universitas Negeri Malang.
Full text not available from this repository.Abstract
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan yang paling depan dilaksanakan sampai kepada kegiatan-kegiatan itu selesai digunakan. Untuk pengambilan keputusan arsip diolah baik secara manual maupun komputer menjadi suatu informasi yang dipakai dasar dalam pengambilan keputusan. Kearsipan merupakan dasar dari pemeliharaan surat kearsipan mengandung proses penyusunan dan penyimpanan surat-surat sedemikian rupa sehingga surat tersebut dapat ditemukan kembali bila diperlukan. Penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui jenis arsip pengelolaan surat masuk dan surat keluar sistem penyimpanan arsip penemuan kembali arsip perlengkapan arsip pemeliharaan arsip penyusutan dan pemusnahan arsip yang terdapat pada PD Jasa Yasa Kabupaten Malang. Metode yang digunakan untuk mendapatkan segala informasi yang berhubungan dengan pengelolaan sistem kearsipan pada PD Jasa Yasa menggunakan metode wawancara observasi dokumentasi dan tes kecepatan penemuan kembali arsip. Untuk mendapatkan data yang lebih akurat maka digunakan pengecekan keabsahan data yaitu dengan menggunakan triangulasi yaitu triangulasi sumber data dan triangulasi metode. Sedangkan untuk mendapatkan data yang sesuai dengan penelitian digunakan teknik deskriptif kualititatif yaitu data mengenai jenis arsip pengelolaan surat masuk dan surat keluar sistem penyimpanan arsip peralatan arsip pemeliharaan arsip penyusutan dan pemusnahan arsip yang terdapat pada PD Jasa Yasa Kabupaten Malang dan teknik deskriptif kuantitatif yaitu untuk memperoleh data tentang besarnya angka kecepatan kembali arsip dan besarnya angka efisiensi penemuan kembali arsip. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa jenis arsip yang disimpan adalah arsip yang berhubungan dengan kegiatan PD Jasa Yasa misalnya arsip umum arsip keuangan dan arsip kesejahteraan rakyat. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar menggunakan sistem buku agenda karena lebih mempermudah pegawai arsip dan sesuai dengan kebutuhan dari segala kegiatan surat menyurat yang dilakukan oleh PD Jasa Yasa Kabupaten Malang. Sistem penyimpanan menggunakan sistem subjek berkode dan azaz yang diterapkan menggunakan azaz gabungan sentralisasi-desentralisasi. Penemuan kembali arsip yang telah dilakukan oleh pegawai arsip PD Jasa Yasa adalah sebesar 46% dikategorikan kurang cepat karena lebih dari 3% sedangkan untuk tingkat kecermatan berada dalam kategori kurang cermat yaitu sebesar 7 14% walaupun untuk penemuan kembali arsip pegawai arsip dapat memanfaatkan waktu secara efisien sehingga dikategorikan efisien karena data yang diperoleh sebesar 60 3 detik dimana 1 menit dikategorikan efisien. Perlengkapan arsip yang terdapat pada PD Jasa Yasa terdiri dari perlengkapan alat tulis dan perlengkapan bukan alat tulis yaitu 2 ruangan yaitu ruang arsip yang bergabung dengan ruang baguan umum dan ruang tempat penyimpanan arsip yang sudah habis masa berlakunya dimana kedua ruangan tersebut berukuran 3x4 meter 1 filling cabinet 2 lemari arsip komputer dan beberapa odner untuk penyimpanan arsip sedangkan untuk pemeliharaan arsip menggunakan bahan pencegah berupa kapur barus dan selelu membersihkan ruangan maupun tempat penyimpanan arsip setiap hari. Proses penyusustan dan pemusnahan arsip yang diterapkan pada PD Jasa Yasa hampir sama yaitu menyesuaikan dengan jenis arsip yang akan disusutkan untuk arsip yang bersifat biasa penyusutan dilakukan setiap 1 tahun sekali sedangkan untuk arsip yang bersifat penting disusutkan setiap 20 tahun sekali. Untuk pemusnahan arsip yang bersifat biasa dilakukan dengan cara dibakar sedangkan untuk arsip yang bersifat penting pegawai arsip harus membuat berita pemusnahan arsip atau laporan kepada Pemerintah Kabupaten Malang untuk mendapat persetujuan setelah mendapat persetujuan maka arsip dapat segera dimusnahkan dengan cara dibakar. Berdasarkan kesimpulan yang telah disajikan PD Jasa Yasa Kabupaten Malang disarankan (1) untuk lebih meningkatkan sistem penyimpanan arsip agar lebih efisien sebaiknya untuk tempat penyimpanan ditambah lagi untuk lemari arsip maupun filling cabinet untuk mempermudah penemuan kembali arsip (2) sebaiknya disediakan ruangan untuk kearsipan yang lebih luas supaya tempat penyimpanan peralatan dan perlengkapan kearsipan dapat lebih lengkap sehingga segala kegiatan dan kebutuhan yang berkaitan dengan pengelolaan kearsipan dapat terpenuhi dengan baik dan pengelolaan kearsipan berjalan lancar pada PD Jasa Yasa Kabupaten Malang.
| Item Type: | Thesis (Diploma) |
|---|---|
| Subjects: | ?? ?? |
| Divisions: | Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) > Departemen Manajemen (MNJ) > S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran |
| Depositing User: | library UM |
| Date Deposited: | 05 Mar 2009 04:29 |
| Last Modified: | 09 Sep 2009 03:00 |
| URI: | http://repository.um.ac.id/id/eprint/28622 |
Actions (login required)
 |
View Item |