Hendri Yulianto (2010) Pengelolaan arsip pada kantor bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang / Hendri Yulianto. Diploma thesis, Universitas Negeri Malang.
Full text not available from this repository.Abstract
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat akhir-akhir ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan pelaksanaan pekerjaan baik di sektor pemerintah maupun swasta. Setiap organisasi baik besar maupun kecil pemerintah maupun swasta membutuhkan penyelenggaraan administrasi yaitu segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kantor-kantor pemerintah swasta dan lainnya niscaya banyak mempergunakan arsip. Mengingat pengertian dan peranan kearsipan maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik dan benar perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik berdaya guna dan bertepat guna. Penelitian yang berjudul Pengelolaan Arsip Pada Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan sistem kearsipan dan sejauh mana tingkat pengelolaan kearsipan di Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang. Adapun pengelolaan arsip yang diteliti meliputi (1) pengelolaan surat masuk dan surat keluar (2) sistem penyimpanan arsip yang diterapkan (3) azas penyimpanan arsip yang diterapkan (4) prosedur penyimpanan arsip (5) peminjaman arsip (6) prosedur pemeliharaan arsip (7) penyusutan atau pemusnahan arsip (8) sarana dan prasarana yang digunakan (9) kondisi SDM pegawai kearsipan. Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang yang beralamat di Jalan Surabaya No. 6 Malang pada bulan Desember 2007. responden dalam penelitian ini adalah Kepala Bagian Tata Usaha dan petugas dari Bagian Umum dan Perlengkapan yang menangani masalah arsip. Jenis penelitian ini adalah deskriptif yang meneliti satu variabel yaitu pengelolaan arsip. Teknik pengumpulan data yaitu observasi wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis data menggunakan teknik deskriptif kualitatif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan surat masuk dibagi menjadi 3 yaitu surat masuk dinas/rutin surat masuk rahasia dan surat masuk pribadi. Pengelolaan surat keluar dibagi menjadi 2 yaitu surat keluar dinas/rutin dan surat keluar rahasia. Sistem penyimpanan yang diterapkan yaitu ada yang menggunakan sistem nomor dan sistem subyek. Azas penyimpanan yang diterapkan di Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang adalah azas desentralisasi. Prosedur penyimpanan arsip di Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang yaitu sementara dan tetap. Prosedur peminjaman arsip yaitu mengisi buku peminjam arsip mencari arsip memberikan jaminan bagi mahasiswa yang meminjam yaitu KTM mengembalikan arsip. Prosedur pemeliharaan arsip meliputi membersihkan ruangan membersihkan arsip dari debu-debu yang menempel membersihkan dari anai-anai yang ada membersihkan rak arsip arsip-arsip yang tidak dipakai perlu dimusnahkan. Sarana dan prasarana yang digunakan di Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang adalah antara lain stopmap snelhecter lembar disposisi/nota dinas rak arsip dan lemari arsip. Berdasarkan hasil penelitian disarankan kepada Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang agar (1) Setiap surat yang masuk atau keluar setelah diagenda dan selesai diproses kemudian digandakan. Jadi tidak hanya unit yang berhubungan dengan surat saja yang menyimpan tetapi unit lain atau bagian tata usaha juga menyimpan surat tersebut. Sehingga apabila surat itu hilang maka informasi yang tersimpan masih bisa diselamatkan karena membuat copy dari surat itu. (2) Sistem penyimpanan yang digunakan di masing-masing unit hendaknya lebih diperhatikan dimaksimalkan dan ada petugas khusus serta arsip yang disimpan di agenda terlebih dahulu. Sistem penyimpanan yang baik bisa membantu kelancaran jalannya informasi dan mempercepat penemuan kembali arsip apabila dibutuhkan. (3) Dalam menerapkan azas desentralisasi konsekuensinya adalah pengawasan jadi sulit dilakukan dan lebih banyak menggunakan tenaga biaya dan alat. Karena setiap unit membutuhkan peralatan sendiri untuk menyimpan arsipnya. Selain itu dalam menerapkan azas desentralisasi hendaknya tiap-tiap unit mempunyai copyan surat yang disimpan di bagian tata usaha jadi tidak hanya satu unit saja atau unit yang berhubungan dengan surat yang masuk atau keluar. Hal ini memudahkan untuk peminjaman mencegah kehilangan dan mempercepat penemuan kembali arsip. (4) Prosedur penyimpanan arsip yang digunakan sudah cukup baik. Arsip-arsip yang masih dalam proses atau masih dalam periode satu tahun disimpan di penyimpanan arsip sementara sedangkan penyimpanan tetap dilaksanakan jika arsip telah selesai diproses atau sudah habis periodenya. Arsip yang tidak berguna dibuang dan dimusnahkan. (5) Dalam peminjaman arsip hendaknya dibuatkan kartu peminjam arsip bagi pegawai sehingga memudahkan mengontrol keberadaan arsip yang dipinjam. (6) Pemeliharaan arsip hendaknya dilakukan berdasarkan besar kecil dan banyaknya arsip yang disimpan. Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang telah melaksanakan upaya pemeliharaan arsip supaya arsip tetap awet dan tahan lama serta masih dalam keadaan baik apabila nanti dipinjam. (7) Penyusutan atau pemusnahan hendaknya dilakukan secara teratur dan tidak dilakukan sendiri-sendiri. Ditentukan jadwal penyusutan atau pemusnahan arsip sehingga lebih efektif dan efisien. (8) Sarana dan prasarana yang digunakan tentunya disesuaikan dengan besar kecilnya organisasi dan ruang lingkup kegiatan organisasi. Jadi dalam pengadaan peralatan bagi kegiatan kearsipan harus disesuaikan dengan kebutuhan. Hal ini disebabkan karena masing-masing unit melaksanakan penyimpanan arsip atau dikatakan menggunakan azas desentralisasi maka akan lebih banyak dalam pengadaan alat dan tentunya membutuhkan biaya yang tidak sedikit. (9) Hendaknya masalah kearsipan di Kantor Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Malang ditangani oleh petugas khusus yang ahli dibidang kearsipan tentunya hal ini membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Meningkatkan kesadaran pada orang-orang yang menangani masalah kearsipan tentang pentingnya arsip. Hendaknya diciptakan iklim kerja yang baik saling koordinasi yang baik antara atasan dan bawahan. Sehingga tidak terjadi miss komunikasi antara atasan dan bawahan. Apabila masalah kearsipan bisa ditangani dengan baik tentunya akan sangat membantu bagi pekerjaan dan sudah merupakan harga yang pas sehingga tidak terjadi kesalahan kerusakan atau bahkan kehilangan arsip.
| Item Type: | Thesis (Diploma) |
|---|---|
| Subjects: | ?? ?? |
| Divisions: | Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) > Departemen Manajemen (MNJ) > S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran |
| Depositing User: | library UM |
| Date Deposited: | 16 Feb 2010 04:29 |
| Last Modified: | 09 Sep 2010 03:00 |
| URI: | http://repository.um.ac.id/id/eprint/28613 |
Actions (login required)
 |
View Item |