Risma Aryo Saputro (2009) Implementasi sistem komputerisasi arsip pada Dinas Informasi Komunikasi dan Perpustakaan Kota Batu / Risma Aryo Saputro. Diploma thesis, Universitas Negeri Malang.
Full text not available from this repository.Abstract
Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan arsip dalam jumlah besar baik yang baru tersimpan maupun yang sudah lama tersimpan penggunaan komputer akan sangat membantu. Komputer dapat menyimpan seluruh tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap atau penyimpanan data-data dasarnya saja tergantung kepada kebutuhan dan kemampuan komputer yang digunakan. Sistem pengelolaan arsip dengan metode manual dinilai sudah tidak efektif lagi digunakan untuk instansi yang menuntut kecepatan dalam pengurusan arsip. Dalam pengelolaan arsip yang bersifat manual membutuhkan waktu dan tenaga yang relatif besar. Sedangkan apabila sistem pengurusan arsip diserahkan ke tenaga komputer maka untuk permasalahan efisiensi dan efektifitas dalam pengurusan arsip bisa teratasi. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui penggunaan komputer dalam melakukan tugas kearsipan di Dinas Informasi Komunikasi dan Perpustakaan Kota Batu. Adapun hal-hal yang diteliti yaitu (1) prosedur penggunaan komputer sebagai alat untuk melaksanakan tugas kearsipan di Dinas Informasi Komunikasi dan Perpustakaan Kota Batu (2) prosedur penyimpanan arsip dengan menggunakan komputer di Dinas Informasi Komunikasi dan Perpustakaan Kota Batu (3) prosedur penemuan kembali arsip dengan menggunakan komputer di Dinas Informasi Komunikasi dan Perpustakaan Kota Batu (4) kelebihan dan kelemahan penggunaan komputer sebagai pelaksana tugas kearsipan. Penelitian ini dilakukan Dinas Informasi Komunikasi dan Perpustakaan Kota Batu yang berada di Jalan Raya TVRI Desa Oro-oro Ombo Dresel No. 1000 Kota Batu pada tanggal 08 Agustus 2007. Responden dalam penelitian ini adalah pegawai kearsipan pada bagian Tata Usaha dan pegawai pada bidang Pengolahan Data Elektronik. Dalam melakukan penelitian peneliti menggunakan beberapa teknik/metode pengumpulan data yaitu (1) metode wawancara (2) observasi (3) dokumentasi. Prosedur yang ditempuh untuk analisis data yang digunakan yaitu reduksi data penyajian data atau display data dan penarikan kesimpulan. Dari semua bagian dan bidang unit kerja yang ada di Dinas Informasi Komunikasi dan Perpustakaan Kota Batu yang telah menggunakan bantuan komputer dalam pelaksanaan tugas kearsipannya yaitu bagian tata usaha dan bagian PDE. Terdapat beberapa cara dalam penyimpanan arsip dengan menggunakan komputer di Dinas Informasi Komunikasi dan Perpustakaan Kota Batu yaitu (1) disimpan dalam folder di hard disk komputer (2) disimpan dengan menggunakan program kearsipan tertentu. Dalam penemuan arsip dengan menggunakan kommputer juga terdapat beberapa cara yaitu (1) menggunakan bantuan perintah Search pada komputer (2) melalui jaringan lokal (Local Area Network) dengan sever http //localhost/intranet/panderman/index.php (3) melalui bantuan internet dengan website http //www.pemkotbatu.go.id. Menurut hasil wawancara kelebihan dari komputerisasi arsip adalah pelaksanaan tugas kearsipan akan terasa lebih efektif dan efisien. Sedangkan kelemahan dari komputerisasi arsip adalah butuh biaya yang relatif tinggi dalam pengadaannya. Kebanyakan setiap bagian yang ada di Dinas Informasi Komunikasi dan Perpustakaan Kota Batu masih menggunakan sistem kearsipan yang bersifat manual. Hal ini dapat dilihat dari sekian bagian unit kerja yang ada hanya Bagian Tata Usaha dan Bidang Pengolahan Data Elektronik (PDE) yang telah menggunakan komputer. Untuk bidang yang telah menggunakan komputer misalnya di bidang PDE untuk penyimpanan arsip pegawai arsip berita arsip agenda dan arsip yang lainnya disimpan dalam suatu program komputer (software) tertentu yang khusus untuk menyimpan arsip-arsip tersebut. Peneliti berpendapat bahwa pengaplikasian komputer sebagai alat untuk membantu proses penemuan kembali arsip sudah dilaksanakan sepenuhnya oleh bidang Pengolahan Data Elektronik Dinas Informasi Komunikasi dan Perpustakaan Kota Batu tetapi untuk bidang yang lainnya masih dalam tahap perencanaan dan pengembangan. Kelemahan komputerisasi arsip adalah dalam persiapan pelaksanaannya membutuhkan komputer dan software yang bisa menambah pengeluaran dan kelebihan komputerisasi arsip adalah pelaksanaan tugas kearsipan akan terasa lebih efektif dean efisien. Jadi yang perlu dilakukan Dinas Informasi Komunikasi dan Perpustakaan Kota Batu untuk lebih memaksimalkan pelaksanaan tugas komputerisasi arsip adalah (1) Persiapan yang lebih matang misalnya pengadaan komputer yang mampu untuk menampung data dalam jumlah yang besar untuk dijadikan komputer induk (server) (2) Memasang jaringan lokal (Local Area Network) di seluruh bagian unit kerja agar semua bisa mengakses program kearsipan yang ada di komputer server tersebut (3) Memiliki software kearsipan yang sesuai dengan keadaan atau kebutuhan kearsipan yang ada di Dinas Informasi Komunikasi dan Perpustakaan Kota Batu (4) Terakhir yang perlu dipersiapkan dalam pelaksanaan komputerisasi arsip adalah petugas atau teknisi yang menguasai program kearsipan tersebut.
| Item Type: | Thesis (Diploma) |
|---|---|
| Subjects: | ?? ?? |
| Divisions: | Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) > Departemen Manajemen (MNJ) > S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran |
| Depositing User: | library UM |
| Date Deposited: | 17 Jun 2009 04:29 |
| Last Modified: | 09 Sep 2009 03:00 |
| URI: | http://repository.um.ac.id/id/eprint/28605 |
Actions (login required)
 |
View Item |