Susilowati Handayani (2010) Pelaksanaan pengelolaan dan efisiensi sistem kearsipan (studi kasus pada bagian tata usaha Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang) / Susilowati Handayani. Diploma thesis, Universitas Negeri Malang.
Full text not available from this repository.Abstract
Setiap kantor pasti memiliki pembagian tugas pekerjaan dalam setiap unit-unit dan tugas pekerjaan yang dilakukan seperti kegiatan surat menyurat merupakan kegiatan yang tidak pernah lepas dari aktifitas pekerjaan kantor. Surat merupakan alat komunikasi yang sering digunakan untuk menjalin hubungan antara organisasi yang saling bekerja sama. Dalam suatu organisasi besar seperti halnya kantor pemerintahan peranan surat atau arsip dalam administrasi perkantoran dipandang sangat penting mengingat bahwa fungsinya sebagai salah satu media pemberitahuan menjelaskan permintaan pendapat atau sebagainya. Istilah arsip dalam dunia perkantoran maupun suatu organisasi tidak asing lagi tetapi banyak orang beranggapan arsip merupakan kumpulan kertas berdebu yang berada di sudut sebuah kantor. Membengkaknya jumlah dokumen bila sudah ditangani dengan baik akan berakibat tidak hanya pada beban pengelolaan yang besar akan tetapi akan menimbulkan kerugian bagi jajaran pimpinan perusahaan dalam proses pengambilan keputusan sehubungan dengan tidak adanya informasi yang tepat dan akurat. Penelitian ini bertujuan mengetahui pelaksanaan sistem kearsipan yang diterapkan di kantor Dinas pendidikan Kota Malang. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan pengelolaan arsip di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang pelaksanaan prosedur penyimpanan arsip di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang prosedur peminjaman arsip di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang pelaksanaan sistem penyimpanan arsip di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang Asas penyimpanan arsip di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang efisiensi sistem kearsipan di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang Penelitian ini dilaksanakan 27 April sampai dengan 27 Mei 2007. Rancangan penelitian yang digunakan dalarn pelaksanaan penelitian ini terkait dengan masalah di atas adalah rancangan penelitian deskriptif yaitu penelitian yang dilaksanakan ini berupaya memaparkan atau menggambarkan pelaksanaan pengelolaan dan efisiensi sistem kearsipan. pada objek penelitian. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah observasi teknik wawancara teknik dokumentasi tes keterampilan pencarian arsip. Adapun rumusan masalah dari penelitian ini adalah1). Bagaimana pelaksanaan prosedur penyimpanan arsip di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang 2). Bagaimana prosedur peminjaman arsip di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang 3). Bagaimana pelaksanaan sistem penyimpanan arsip di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang 4). Bagaimana asas penyimpanan arsip di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang 5). Bagaimana efisiensi sistem kearsipan di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang Hasil penelitian menunjukkan bahwa pelaksanaan sistem kearsipan di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang pada umumnya sudah cukup baik yaitu sesuai dengan pedoman atau petunjuk kearsipan yang telah ditetapkan meskipun masih terdapat beberapa kekurangan. Kekurangan tersebut yaitu kurangnya jumlah arsiparis kurangnya jumlah pegawai tata usaha penerapan prosedur kearsipan dengan kartu kendali yang kurang maksimal pemanfaatan perlengkapan kearsipan yang kurang maksimal dan penerapan sistem penyimpanan arsip yang kurang maksimal. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah deskriptif (persentase) data hasil penelitian. Hasil analisis terhadap data yang diperoleh terkait dengan pengelolaan arsip yang dilaksanakan di Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang oleh arsiparis ditinjau dari tingkat efisiensi penemuannya adalah (1) sangat cepat (kurang dari 1 menit) sebesar 40% (2) cepat (1 menit) sebesar 10% dan (3) kurang cepat (lebih dari 1 menit) sebesar 46 6% dan terdapat 1 arsip yang tidak ditemukan. Hasil ini dinyatakan demikian karena patokan atau standar baku efisiensi yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan penelitian ini menyatakan demikian. Terkait dengan hasil analisis tersebut tingkat efisiensi penemuan kembali arsip di Kantor Bagian Tata usaha Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang setelah dihitung secara keseluruhan diperoleh hasil 63 4 detik. Hal ini jika dikategorikan menurut standar baku efisiensi yang digunakan dalam penelitian ini termasuk kurang efisien karena standar baku efisiensinya adalah 1 menit atau kurang dari 1 menit. Tingkat kecermatan penemuan kembali arsip dinyatakan kurang cermat karena berdasarkan hasil analisis data tentang kecermatan penemuan kembali arsip diperoleh hasil 3 4 % atau kurang cermat. Berdasarkan hasil analisis terkait dengan masalah yang diajukan berikut ini disajikan beberapa data tentang prosedur penyimpanan arsip mulai dari surat masuk sampai dengan penyimpanan arsip surat di kantor Dinas Pendidikan kota Malang diperoleh adalah sudah sangat baik yaitu dimulai dari penerimaan penyortiran pembukaan sampul pemberian tanggal dan pemeriksaan lampiran pemberian garis pada hal yang penting pengarahan surat pengagendaan dan penyimpanan surat. Prosedur peminjaman arsip di kantor Dinas Pendidikan Kota Malang untuk semua jenis surat adalah sama yaitu dengan menggunakan kartu meminjam arsip. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem campuran antara sistem masalah atau subyek dan sistem tanggal. Asas Penyimpanan Arsip yang diterapkan di kantor Dinas Pendidikan Kota Malang adalah asas gabungan (asas sentralidasi dan asas desentralisasi) setiap bagian di kantor Dinas Pendidikan Kota Malang mengelola arsipnya sendiri-sendiri terutama arsip yang masih dipergunakan atau arsip yang masih aktif. Dari penemuan kembali arsip di bagian Tata Usaha pada Dinas Pendidikan Kota Malang masuk dalam kategori kecepatan adalah kurang cepat dan termasuk kriteria kurang cermat. Berdasarkan kesimpulan yang telah disajikan kepada Kantor Bagian Tatausaha Kantor Dinas Pendidikan Kota Malang disarankan agar (1) selalu memperhatikan prosedur penyimpanan yang digunakan oleh para pegawainya/arsiparis (2) memberikan pelatihan yang lebih mantap pada petugas kearsipan (arsiparis) tentang pengelolaan arsip baik secara manual maupun dengan menggunakan teknologi komputer seiring dengan kemajuan teknologi (3) lebih memperhatikan kondisi dari gudang arsip itu sendiri dan (4) pimpinan/atasan selalu mengadakan monitoring (pengawasan) terhadap hasil kerja petugas arsip (arsiparis).
| Item Type: | Thesis (Diploma) |
|---|---|
| Subjects: | ?? ?? |
| Divisions: | Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) > Departemen Manajemen (MNJ) > S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran |
| Depositing User: | library UM |
| Date Deposited: | 04 Feb 2010 04:29 |
| Last Modified: | 09 Sep 2010 03:00 |
| URI: | http://repository.um.ac.id/id/eprint/28597 |
Actions (login required)
 |
View Item |